MENILAI FAKTOR INTERNAL PERUSHAAN

MENILAI FAKTOR INTERNAL PERUSAHAAN
by Karsam Sunaryo

A. Proses Melaksanakan Audit Internal
Audit internal memerlukan pengumpulan dan pengolahan informasi mengenai manajemen, pemasaran, keuangan/akuntansi, produksi/operasi, penelitian dan pengembangan, serta sistem informasi manajemen.
Kunci keberhasilan organisasi adalah koordinasi dan pemahaman yang baik diantara para manajer dari semua bidang fungsional dalam bisnis melalui keterlibatan dalam melaksanakan audit internal menajemen strategis, para manajer dari keputusan-keputusan di bidang fungsional lainnya dalam perusahaan mereka.
 Manajemen
Fungsi manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan
Perencanaan penting untuk menjabatani masa kini dan masa depan yang memperbesar kemungkinan untuk mencapai hasil yang di inginkan. Perencanaan adalah proses untuk mengkaji apa yang hedak dikerjakan dimasa yang akan datang.
Perencanaan terdiri dari semua aktivitas manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan- kegiatan khusus, termasuk meramalkan, menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan mengembangkan kebijakan.
Perencanaan memungkinkan perusahaan menghemat sumber daya ekologis, mendapatkan keuntungan yang wajar dan dapat dipandang sebagai perusahaan yang efektif dan berguna.
Perencanaan dapat memberikan dampak positif pada kinerja organisasi dan individu. Perencanaan memungkinkan organisasi mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang eksternal serta meminimalkan dampak ancaman eksternal.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian termasuk semua aktivitas manajerial yang menghasilkan struktur tugas dan hubungan wewenang. Bidang spesifik termasuk desain organisasi, spesialisasi pekerjaan, uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, rentang kendali, kesatuan, komando, koordinasi, desain pekerjaan dan analisis pekerjaan.
Tujuan dari pengorganisasian adalah mencapai tujuan secara terkoordinasi dengan menetapkan hubungan antara tugas dan wewenang. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen terbagi menjadi tiga aktivitas, yaitu:
• Membagi-bagi tugas menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan)
• Menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (depertementalisasi) mendelegasikan wewenang.

3. Memotivasi
Memotivasi merupakan suatu proses mempengaruhi orang untuk mencapai sasaran tetentu. Memotivasi mencakup usaha-usaha yang diarahkan untuk membentuk tingkah laku manusia. Fungsi pemotivasian dari manajemen mencakup paling sedikit 4 aspek utama, yaitu:
• Kepemimpinan
Kepemimpinan termasuk mengembangkan visi masa depan perusahaan dan mengantisipasi orang untuk bekerja keras mencapai visi tersebut.

• Dinamika kelompok
Dinamika kelompok berperan besar dalam hal moral dan kepuasan karyawan. Perencanaan strategi harus dapat mengidentifikasi komposisi dan sifat kelompok informal dalam suatu organisasi untuk mempermudah perumusan, pelaksanaan, dan eveluasi strategi.
• Komunikasi
Sistem komunikasi dalam suatu organisasi menentukan keberhasilan pelaksanaan stretegi. Komunikasi dua arah yang baik sangat penting agar sasaran dan kebijakan departemen dan divisi di dukung oleh semua pihak.
• Perubahan organisasi

4. Penyusunan Staf
Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam usaha pelaksanaan strategi. aktivitas penyusunan staf berpusat pada manajemen personalia atau sumber daya manusia.
Aktivitas dalam penyusunan staf antara lain: merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberikan imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, mengeluarkan karyawan, serta menjaga hubungan dengan serikat.

5. Pengawasan
Pengawasan merujuk pada semua aktivitas menajerial yang diarahkan untuk memastikan hasil yang didapat konsisten dengan hasil yang direncanakan.
Fungsi pengawasan manajemen sangat penting agar evaluasi strategi dapat dilakukan secara efektif. Pengawasan terdiri dari 4 langkah dasar, yaitu:
• Menetapkan standar prestasi
• Mengukur prestasi individu dan organisasi
• Membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar prestasi yang ditetapkan
• Melakukan tindakan korektif

 Pemasaran
Pemasaran dapat digambarkan sebagai proses menetapkan, mengantisipasi, menciptakan, serta memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan dan produk atau jasa.
Dasar fungsi pemasaran terdiri dari:
1. Analisis pelanggan
Analisis pelanggan adalah meneliti dan mengevaluasi kebutuhan, kemauan, serta keinginan pelanggan dengan melibatkan sejumlah kegiatan seperti survei pelanggan, analisis informasi konsumen, evaluasi strategi posisi pasar, mengembangkan profil pelanggan dan menetapkan strategi segmentasi pasar yang optimal.
2. Menjual produk / jasa
Menjual produk /jasa terdiri dari berbagai aktivitas pemasaran, seperti pemasangan iklan, promosi penjualan, pemberitaan atau hubungan masyarakat, penjualan tatap muka, menajemen tenaga penjualan, hubungan dengan pelanggan dan hubungan dengan dealer.
3. Perencanaan produk dan jasa
Perencanaan produk dan jasa mencakup kegiatan seperti uji pemasaran, menentukan posisi produk dan merek, memberikan garansi, pembuatan kemasan, menetapkan pilihan produk, fitur produk dan mutu produk, menghapus produk lama dan memberikan pelayanan kepada pelanggan.

4. Menetapkan harga
Lima (5) pihak utama yang berkepentingan untuk mempengaruhi keputusan penentuan harga yaitu:
• Konsumen
• Pemerintah
• Pemasok
• Distributor
• Pesaing
Perencana strategi harus memandang harga dari perspektif jangka panjang karena pesaing dapat mengikuti perubahan harga dengan mudah.

5. Distribusi
Mencakup pergudangan, saluran dan cakupan distribusi, lokasi ritel, wilayah penjualan, tingkat dan lokasi persediaan, alat transportasi, perdagangan besar (wholesaling) dan perdagangan ritel (retailing).
Organisasi harus mempertimbangkan biaya dan manfaat dari berbagai pilihan menjual melalui pedagang besar dan pedagang eceran. Organisasi harus mempertimbangkan pentingnya memotivasi dan mengendalikan anggota penyalur penjualan serta pentingnya untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan dimasa depan.

6. Riset pemasaran
Adalah mengumpulkan, mencatat dan menganalisis secara sistematis data mengenai masalah yang berkaitan dengan barang dan jasa. Kegiatan riset pemasaran mendukung semua fungsi bisnis utama dari suatu organisasi. Organisasi yang memiliki keterampilan riset pemasaran yang baik mempunyai kekuatan yang pasti dalam menjalankan strategi umum.

 Analisis Peluang
Tiga (3) langkah yang diperlukan untuk melakukan analisis biaya atau manfaat, yaitu:
1. Menghitung biaya total yang terkait dengan suatu keputusan
2. Memperkirakan manfaat total dari keputusan
3. Membandingkan biaya total dengan manfaat total

 Keuangan / Akuntansi
Faktor-faktor keuangan sering mengubah strategi yang ada dan mengubah rencana implementasi. Menurut James Van Horne, fungsi keuangan / akuntansi terdiri atas 3 (tiga) keputusan, yaitu:
1. Keputusan Investasi (Investment Decision) / Penganggaran Modal (Capital Budgeting)
Keputusan Investasi (Investment Decision) / Penganggaran Modal (Capital Budgeting) adalah alokasi dan realokasi modal dan sumber daya untuk proyek, produk, asset, dan divisi suatu organisasi.

2. Keputusan Keuangan
Berkaitan dengan menentukan struktur modal terbaik untuk perusahaan, termasuk meneliti berbagai metode yang dapat meningkatkan modal. Keputusan keuangan harus memperhatikan kebutuhan modal kerja jangka pendek dan jangka panjang.
Ada 2 (dua) rasio keuangan yang menunjukkan keefektifan rasio keuangan sebuah perusahaan, yaitu:
• Rasio utang atas modal saham (debt-to-equity ratio)
• Rasio utang atas seluruh harta (debt-to-total assets ratio)
3. Keputusan Dividen
Berkaitan dengan masalah seperti persentase penghasilan yang dibayarkan kepada pemegang saham, stabilitas dividen yang dibayarkan dalam periode tertentu dan pembelian kembali atau penerbitan saham.
Tiga (3) rasio keuangan yang membantu dalam mengevaluasi keputusan dividen perusahaan adalah:
• Rasio pendapatan per saham (earning per share ratio)
• Rasio dividen per saham (dividens per share ratio)
• Rasio harga pendapatan (price earning ratio)

Manfaat membayarkan dividen kepada investor harus diimbangi dengan manfaat dana yang ditahan secara internal, dan tidak ada rumus mengenai bagaimana meyeimbangkan keduanya.

Jenis Dasar Rasio Keuangan
a) Rasio likuiditas
 Mengukur kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendek yang jatuh tempo.
 Current Ratio:
aktiva lancar
-------------
utang lancar

 Quick Ratio:
aktiva lancar – persediaan
--------------------------
utang lancar

b) Rasio Solvabilitas
 Mengukur sebarapa jauh perusahaan dibiayai oleh utang


 Rasio utang atas total harta ( debt to total asset ratio ) :
Total utang
------------
Total aktiva

 Rasio utang atas ekuitas ( debt to equity ratio ) :
Total utang
-----------------
Total dana milik pemegang

 Rasio utang jangka panjang atas modal sendiri ( long term debt to equity ratio) :
Utang jangka panjang
------------------------
Total dana milik pemegang

 Rasio penutup bunga ( times interest earned ratio ) :
Laba sebelum bunga dan pajak
----------------------------
Total beban bunga

c) Rasio Aktivitas
 Mengukur seberapa efektif perusahaan menggunakan sumber dayanya.

 Inventory turnover :
Penjualan
-----------
Persediaan

 Fixed assets turnover :
Penjualan
-----------
Aktiva tetap


 Total assets turnover :
Penjualan
-------------
Total aktiva

 Accounts receivable turnover :
Penjualan kredit tahunan
----------------------------
Piutang dagang

 Average collection period :
Piutang dagang
-----------------
Total penjualan kredit

d) Rasio Profitabilitas
 Mengukur efektivitas manajemen keseluruhan seperti yang ditunjukkan oleh laba yang dihasikkan dari penjualan dan investasi.
 Gross profit margin :
Penjualan – biaya produksi
--------------------------
Penjualan

 Operating profit margin :
Pendapatan sebelum bunga dan pajak
-----------------------------------
Penjualan


 Net profit margin :
Pendapatan bersih
-------------------
Penjualan

 Return on total asset (ROA) :
Pendapatan bersih
-------------------
Total aktiva

 Return on stockholders equity (ROE) :
Pendapatan bersih
-------------------------
Total dana pemegang saham

 Earning per share (EPS) :
Pendapatan bersih
---------------------
Jumlah saham biasa

 Price earning ratio :
Harga pasar per saham
-----------------------
Pendapatan per saham

e) Rasio Pertumbuhan
Mengukur kemampuan perusahaan mempertahankan posisi ekonominya dalam perumbuhan ekonominya dalam pertumbuhan ekonomi dan industri
 Penjualan (sales)
 Pendapatan bersih (net income)
 Penghasilan per saham (earning per share)
 Dividen per saham (dividen per share)

 Produksi / Produksi
Fungsi produksi / operasi dari suatu usaha terdiri dari semua aktivitas yang mengubah masukan menjadi barang dan jasa. Manajemen produksi /operasi berkaitan dengan input, transformasi, dan output yang berbeda antara industri dan pasar.
Fungsi-fungsi Dasar Manajemen, antara lain:
1. Proses
Keputusan proses menyangkut desain dan sistem produksi fisik. Keputusan spesifik terdiri dari pilihan teknologi, tata letak fasilitas, analisis alur proses, lokasi fasilitas, penyimbangan lini, kendali proses, dan analisis transportasi.
2. Kapasitas
Keputusan kapasitas menyangkut penetapan tingkat keluaran optimal untuk organisasi, yaitu tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Keputusan spesifik termasuk peramalan, perencanaan fasilitas, perencanaan agregat, penjadwalan, perencanaan kapasitas, dan analisis antrian.
3. Sediaan
Keputusan sediaan mencakup mengelola banyaknya bahan baku, proses pekerjaan, dan barang jadi. Keputusan spesifik termasuk apa yang dipesan, kapan dipesannya, berapa banyak yang dipesan, dan penanganan material.
4. Tenaga kerja
Keputusan tenaga kerja berkenaan dengan mengelola tenaga kerja terampil, tidak terampil, klerikal, dan manajerial. Keputusan spesifik terdiri dari desain kerja, pengukuran kerja, pengayaan kerja, standar kerja, dan teknik motivasi.
5. Mutu
Keputusan mutu bertujuan untuk memastikan bahwa barang dan jasa bermutu bertujuan tinggi dihasilkan. Keputusan spesifik termasuk pengawasan mutu, pengambilan sampel, pengujian, jaminan mutu, dan pengawasan biaya.
B. Tujuan Audit Internal
Tujuan dari audit internal adalah untuk mengembangkan daftar terbatas kekuatan yang dapat dimanfaatkan perusahaan dan kelemahan harus diminimalisasikan.
 Analisis SWOT
SWOT adalah singkatan dari kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weaknesses) interen perusahaan, serta peluang (Opportunities) dan ancaman (Threaths) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan. Analisis SOWT merupakan cara sistematis untuk mengidentifikasi faktor-faktor dan strategi yang menggambarkan kecocokan paling baik diantaranya.
1. Kekuatan (Strengths)
Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan, atau keunggulan-keunggualan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan. Kekuatan adalah kompetensi khusus yang memberikan keunggulan komparatif bagi perusahaan dipasar. Kekuatan dapat terkandung dalam:
• Sumber daya keuangan
• Citra
• Kepemimpinan pasar
• Hubungan pembeli / pemasok, dan
• Faktor-faktor lain.
2. Kelemahan (Weaknesses)
Kelemahan adalah keterbatasan / kekurangan dalam sumber daya, keterampilan, dan kapabilitas yang secara serius menghambat kinerja efektif perusahaan. Sumber kelemahan antara lain:
• Fasilitas
• Sumber daya keuangan
• Kapabilitas manajemen
• Keterampilan pemasaran, dan
• Citra merek
3. Peluang (Opportunities)
Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kencenderungan-kecenderungan penting merupakan salah satu sumber peluang, diantaranya:
• Identifikasi segmen pasar yang tadinya terabaikan
• Perubahan pada situasi persaingan / peraturan
• Perubahan teknologi,serta
• Meningkatnya hubungan dengan pembeli atau pemasok dapat memberikan peluang bagi perusahaan
4. Ancaman (Threaths)
Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Sumber ancaman antara lain:
• Masuknya pesaing baru
• Lambatnya pertumbuhan pasar
• Meningkatnya kekuatan tawar menawar pembeli / pemasok
• Perubahan teknologi, serta peraturan baru atau yang direvisi

 Pemanfaatan analisis SWOT
1. sebagai acuan logis yang memedomani pembahasan sistematik tentang situasi perusahaan dan alternatif-alternatif pokok yang mungkin dipertimbangkan perusahaan
2. untuk membantu analisis strategik

Berikut ini adalah sebuah contoh hasil dari analisa SWOT yang diterapkan untuk Bank BRI:


Strenghths/kekuatan
Adalah suatu keunggulan sumber daya, keterampilan atau kemampuan lainnya yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pasar yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan.
• Mempunyai teknologi canggih yaitu on-line system
• Memiliki cabang disetiap propinsi
• Divisi R & D yang selalu inovatif
• Hubungan baik dengan lembaga keuangan internasioanal dan otoritas moneter
• Adanya budaya perusahaan yang telah dihayati dengan baik oleh karyawan

Weaknesses/kelemahan
Adalah keterbatasan/kekurangan dalam sumber daya, keterampilan dan kemampuan yang secara serius menghalangi kinerja efektif suatu perusahaan.
• Tingkat keterampilan karyawan rata-rata rendah
• Kecilnya biaya promosi
• Belum mempunyai divisi pendidikan bagi karyawan
• Citra bank belum begitu dikenal masyarakat
• Belum terpenuhinya Tingkat Kesehatan Bank yang diperlukan untuk memperluas jaringan kantor
• Jumlah karyawan terlalu besar

Opportinities/peluang
Adalah merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan.
• Keluarnya kebijakan Pemerintah untuk menyalurkan kredit kecil
• Masyarakat mulai “bank minded”
• Tingkat pertumbuhan ekonomi yang relatif tinggi
• Keluarnya deregulasi di bidang investasi
• Adanya kecenderungan memiliki jaringan ATM bersama antar bank-bank
• Masyarakat lebih menyukai kartu kredit terutama dengan foto

Threaths/ancaman
Adalah merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan.
• Adanya deregulasi perbankan sehingga mempermudah syarat pendirian bank
• Hampir setiap bank mengeluarkan kartu kredit
• Hampir setiap bank mempunyai mesin ATM
• Iklan dan promosi besar-besaran dari para pesaing
• Berkembangnya Pasar Modal